บทที่ 6 การสร้างแมโคร

โปรแกรม Access 2010 เตรียมเครื่องมือช่วยในการสร้างคำสั่งการทำงานเฉพาะตามที่เราต้องการ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องเขียน Script ภาษาคอมพิวเตอร์นั้นด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า มาโคร macros โดย "macro" จะหมายถึงกลุ่มหรือเซตของการกระทำที่สามารถทำงานอัตโนมัติ และตามคำสั่ง เราสามารถสร้างมาโคร ให้ทำงานเมื่อมีการกดปุ่ม หรือการคลิกสั่งการทำงาน หรืออาจจะให้มาโครรันอัตโนมัติทุกครั้งที่เราเปิดการทำงานของโปรแกรมขึ้นมา

ตัวอย่าง,ถ้า 90% ของข้อมูลที่เราต้องกรอกเข้าไปอยู่ในฟอร์มเดียวกันตลอด เราสามารถสร้างมาโคร สำหรับการเปิดฟอร์มนั้นๆ อัตโนมัติทุกครั้งโดยที่เราไม่จำเป็นต้องมาเปิดฟอร์มเอง เรียกว่าพร้อมใช้งานหรือกรอกข้อมูลเลยว่างั้น 
มาดูวิธีการสร้างมาโครด้วย Access 2010

เปิดฐานข้อมูลขึ้นมา บนเมนูแบบริบบอน ให้เราคลิกที่เมนู สร้าง จากนั้นให้ไปที่คำสั่งการสร้างแมโคร สามารถดูภาพประกอบได้เลยครับ เพื่อสามารถเข้าใจและทำตามไปก่อน 

                                                                                      จะนำเราเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป เป็นการเลือกกำหนดค่าของมาโคร ให้เราคลิกปุ่ม ลูกศร เพื่อเข้าไปเลือกชุดคำสั่งการทำงานมาโครที่ทาง Access เตรียมไว้ให้เราใช้งาน เลือกการทำงานเป็น Openform

จะนำเราเข้าสู่การกำหนดค่าการทำงานเพิ่มเติม โดยให้เรากำหนดค่าต่างๆ ตามภาพประกอบครับ
ชื่อฟอร์มคลิกไปเลือกฟอร์ม Persons
มุมมอง Form
โหมดข้อมูล เพิ่ม
โหมดของหน้าต่าง ปกติ

การกำหนดค่าการทำงานเพิ่มเติม เมื่อเปิดฟอร์มขึ้นมาอัตโนมัติแล้ว เพื่อให้พร้อมทำงานหรือกรอกข้อมูลทันที่ ให้เราเพิ่มแอคชั่นการทำงานขึ้นมาอีก 1 อัน โดยการคลิกที่ปุ่มบวกสีเขียว ตรงคำว่า เพิ่มแอคชั่นใหม่
เลือก GotoRecord

จะเข้าสู่การกำหนดค่าการทำงานเพิ่มอีกครั้ง ในครั้งนี้ให้เราคลิกระเบียน "ระเบียนใหม่"

เท่านี้ก็เรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็บันทึก Save มาโครไว้ใช้งานกับฐานข้อมูลของเราต่อไป คลิกปุ่มคำสั่ง Save และบันทึกมาโครการทำงานของเราต่อไป

การทดสอบการทำงานของมาโคร 
ให้เราดับเบิลคลิกที่ชื่อมาโครที่เราสร้างขึ้นมา จะพบว่ามาโครทำงานถูกต้องก็จะเปิดฟอร์ม Persons ขึ้นมา และวิ่งไปที่ระเบียนใหม่ ที่พร้อมสำหรับกรอกข้อมูลต่อไปทันที

ขอบคุณวิดีโอจาก Oratai Saeout